Ein Datenarchiv in SharePoint einrichten

Eine über die SharePoint Server 2007 Lizenz vorhandene Sitevorlage installiert das sog. Datenarchiv, an das Daten wie E-Mails oder Word-Dokumente zur Archivierung abgelegt werden können. Über diesen Mechanismus können z.B. frei gestaltbare Richtlinien zum Ablauf auf bestimmter Dokumentinhaltstypen definiert werden oder Dokumente aus Drittsystemen über Web Service Schnittstelle an das Archiv gesendet werden. Im folgenden eine kurze Übersicht, wie ein Datenarchiv im SharePoint Server eingerichtet wird:


Die Sitevorlage für das Datenarchiv erreicht man (bei entsprechend installierter Lizenz) über das Menü Websiteaktionen -> Website erstellen. Anschließend wählt man unter Vorlagenauswahl die entsprechende Vorlage Datenarchiv im Reiter Enterprise aus:

Datenarchiv Vorlagenauswahl

Nachdem die neue Site erfolgreich erstellt wurde kann sie als Zielort für jedes beliebige Dokument auf dem SharePoint-Server für das Senden an-Kontextmenü verwendet werden. Dazu muss Sie jedoch zuvor in der Zentraladministration unter Anwendungsverwaltung -> Externe Dienstverbindungen -> Datenarchiv registriert werden. Als Url muss der entsprechende Zielort des Web Services angegeben werden, z.B. http://server/portal/_vti_bin/officialfile.asmx. Die möglichen Eingabefelder deuten schon darauf hin, dass nur ein Datenarchiv pro Server (-farm) konfiguriert und damit verwendet werden kann.

Damit ausgewählte Benutzer diese Funktion über die Weboberfläche nutzen können, müssen sie evtl. in den Berechtigungseinstellungen des Datenarchivs der Gruppe Absender des Datenarchiv-Webdiensts für Datenarchiv hinzugefügt werden. Bereits vorkonfiguriert ist innerhalb des Datenarchivs die sog. Liste Datensatzrouting, die die Verteilung der gesendeten Dateien an beliebig viele Dokumentbibliotheken übernimmt. Empfehlenswert ist eine Dokumentbibliothek pro Inhaltstyp (z.B. Verträge).

Gesteuert wird das Routing über den Titel eines Eintrages in der Liste, der dem Namen des Inhaltstypen des jeweiligen Dokuments übereinstimmen sollte. Gibt es hierzu mehrere Möglichkeiten (z.B. weil unterschiedliche Abteilungen unterschiedliche Inhaltstypen verwenden), können im Feld Aliase weitere Inhaltstypen angegeben werden. Für das Feld Speicherort ist der Name der Dokumentbibliothek vorgesehen, in der das Dokument archiviert werden soll.

Schickt man nun ein Dokument über das Senden-an Kontextmenü an das Datenarchiv wird eine Kopie dort zusammen mit einer XML-Datei abgelegt, die die entsprechenden Metaelemente des Dokuments beinhaltet.

Für einen effektiven Archivierungs- bzw. Ablageprozess vieler Dateien empfiehlt sich der Einsatz von Workflows oder individuell gestalteter Abläufe, die die Schnittstelle (erreichbar auch über das SharePoint-Objektmodell) des Datenarchivs nutzen.

Einen Kommentar schreiben